Tugas 4- Teori Organisasi Umum- Softskill Tasks


Dibuat Oleh : Jihan Faruq Bamukrah – 14109212 – 2 KA 22

1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil

Jawab            :

Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukra pilihan yang dapat menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupannya sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.

Agar komunikasi dapat berhasil dengan baik, komunikasi harus mencakup 3 hal penting, yaitu sebagai berikut :

1. Sender

Artinya, harus terdapat si pembawa berita atau biasa disebut komunikator.

2. Receiver

Harus ada si penerima berita atau biasa disebut komunikan.

3. Informasi

Data yang telah diolah dan bermanfaat bagi penerimanya yang akan disampaikan.

Adapun agar komunikasi yang dilakukan antar 2 orang atau lebih bisa berlangsung dengan baik dan berhasil, maka komunikasi tersebut harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1. Jelas

Artinya, komunikasi dinyatakan ke dalam bahasa yang universal ataupun dimengerti oleh si penerima (receiver) berita tersebut.

2. Tepat

Artinya, orang yang dituju atau diberi berita merupakan orang yang tepat, agar informasi atau berita yang disampaikan dapat sesuai dengan fungsinya masing-masing.

3. Sasaran

Artinya, tujuan pemberian berita atau informasi sebaiknya sesuai dengan yang diharapkan si pengirim(sender).

SKEMA SYARAT KOMUNIKASI YANG BAIK DAN BERHASIL


2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel

Jawab            :

Mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel yaitu dengan melakukan pemeriksaan ulang pada data-data tersebut hingga semua datanya benar. Caranya dengan Mengaudit Mutu Internal. Tujuan dari audit mutu internal adalah untuk menilai kepatuhan pada sumber dokumentasi diklat, cara pemberian pelatihan dan dokumentasi kebijakan diklat yang relevan. Metode ini efektif untuk pemberian pelatihan yang dipersingkat. Data yang dikumpulkan selama audit-audit ini akan digunakan untuk menyoroti setiap penyimpangan dan merekomendasikan tindakan yang diperlukan untuk mengatasi penyimpangan tersebut. Untuk kursus yang lebih besar, audit mutu internal akan dilaksanakan dengan menggunakan modul. Teknik-teknik untuk pengumpulan data antara lain observasi, wawancara, dan analisa dokumen.

3. Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui

Jawab            :

Mengingat pentingnya peranan papers dalam kemajuan perusahaan, maka penyusunan papers ke dalam fille dengan aman sangat  diperlukan sehingga pappers tersebut dapat dijamin keabsahan maupun keamanannya.

Untuk menunjang keamanan penyimpanan papers ada beberapa cara yang dalam melakukan penyusunan papers tersebut, yaitu :

1.     Sistem penyusunan papers/warkat menurut abjad

Pada penyusunan ini, papers masih dibagi kembali menjadi beberapa bagian. Misalnya berdasarkan :

a.     Nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa, dan sebagainya.

Misalnya : Jihan Faruq, Linda Sasmita dan lain sebagainya

b.     Masalah yang akan dibahas atau topik yang akan dibicarakan

Misalnya : Pengunduran diri pegawai , laporan rugi laba, dan lain sebgainya

Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers-papers yang bersangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama diselipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya.

2.     Sistem penyusunan Papers atau warket menurut subyek

Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad. Modifikasi tersebut dalam hal surat atau subyek pokoknya jadi tidak semata-mata abjadnya saja.

3.     Sistem penyusunan Papers atau warket menurut nomor

Penyusunan papers ini dengan jalan menempatkan file-file ke dalam tempat yang sesuai untuk kemudian setiap tabs(lembaran menonjol sehingga jelas menjadi pembatas antara bagian-bagian yang berbeda) dari masing-masing fille dibubuhi nomor dan menempatkannya sesuai dengan nomer surat.

4.     Sistem Penyusunan Papers atau warket menurut Dearah

Filling cara ini dugunakan pada instansi atau peusahaan yang mempunyai kantor cabang di daerah. Adapun urutan fillingnya adalah sebgai berikut :

1.     Pertama                                : Papers untuk urusan kantor pusat

2.     Kedua                                    : Papers untuk urusan kantor cabang yang terletak di daerah propinsi

3.     Ketiga                                    : Papers untuk urusan kantor yang berada di    daerah tingkat II dan seterusnya.

5.     Sistem Penyusunan Papers atau warket menurut waktu

Penyusunan fille dilakukan dengan memerhatikan urutan waktu penerimaan papers dengan ditunjang penuh terhadap fungsi dari sistem tabs.

4. Sebutkan Prinsip dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja?

Jawab            :

Prinsip-prinsip yang dipenuhi dalam memakai tata kerja, prosedur, dan sistem kerja pada suatu instansi adalah sebagai berikut :

1.  Tata kerja, prosedur kerja, dan system kerja harus disusun dengan     memperhatikan segi – segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
2. Untuk mempersiapkan hal – hal itu dengan setepat – tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacamnya.
3. Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya. Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap – tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.
4.Dalam penetapan tahap demi tahap dalam rangkaian pekerjaan maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul – betul terdapat saling hubungan yang sangat erat yang keseuruhannya menuju kea rah satu tujuan.

5.   Dan tiap – tiap tahap itu harus betul – betul merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.

6.Harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud. Jadi ini dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedurkerja.

7.Tata kerja, procedur kerja, dan system kerja itu harus disusun sedemikian rupa sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas. Perlu diperhatikan bahwa penyusunan system, prosedur, dan tata kerja harus selalu disesuaikan dewngan kemajuan jaman dan teknologi, jadi haru dijaaga updateednessnya.
8. Untuk penggambaran tentang penerapan sesuatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan tanda – tanda atau symbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat – tepatnya.
9. Untuk menjamin tata kerja, prosedur kerja, dan system kerja yang setepat – tepatnya, maka adanya buku – buku pedoman ( manuals ) tentang hal – hal itu mutlak perlu dipersiapkan.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s